– Vi ska dit för att lära av deras organisation och besöka fartyg, som vi hoppas ska komma till Halmstad nästa år, säger Carina Jacobsson, projektledare för The Tall Ships Races, TSR, i Halmstad.
I dagarna är det ett år till Halmstad, än en gång, står värd för TSR. Förra gången, 2011, var Halmstad mål för fartygen efter deras färd från Irland via Skottland, Färöarna och Norge.
Nästa år är Halmstad starthamn för tävlingen som går i Östersjön, med värdhamnar i Finland, Litauen och Polen.
Anders Bergenek är en i teamet som reser till Antwerpen. Han ska ha hand om fartygskontakterna.
– Min uppgift är att bearbeta kaptenerna på fartygen så att de vill komma till Halmstad nästa år. Det finns 300 fartyg vars deltagande är möjligt, så chansen är stor att några kommer...
Anmälningssidan för tävlande fartyg öppnades för någon månad sedan. Ännu så länge har Halmstad fått en anmälan.
Sail training international, organisationen bakom tävlingen, räknar med att fler än 60 fartyg kommer att lockas till Halmstad nästa år. Det är fler än förra gången.
– Det finns många segelfartyg i länderna runt Östersjön. Det är många som tycker att det är extra attraktivt att vara med när tävlingen går i Östersjön, säger Anders Bergenek.
Efter semestrarna drar arbetet inom projektgruppen igång på allvar.
– Från och med augusti är vi fyra heltidsanställda. Sedan utökas gruppen successivt under hösten och vintern, förklarar Carina Jacobsson.
Det handlar om att sälja in evenemanget både till de deltagande fartygen, till sponsorer och partner, till ungdomar som ska segla med fartygen och till nästa sommars besökare.
Senare i juli åker tre personer från Halmstad till Lissabon, som är en annan av årets värdhamnar, för att knyta kontakter och i september hålls en mindre Tall Ships Races-regatta i Göteborg där man tänker medverka.
– I november har Sail training international sin årliga större konferens på Hotell Tylösand. Då har vi vårt bästa tillfälle att sälja in evenemanget, menar Carina Jacobsson.
Försäljningen av evenemanget till olika partner har gått bra, anser hon.
–Vi har påskrivna avtal och har ytterligare cirka tio i pipeline, som förhoppningsvis skrivs på efter sommaren. Flera av dem som var med förra gången går in även 2017. Bil- Månsson har till exempel tecknat sig som huvudpartner även denna gång.
Carina Jacobssons uppfattning är att organisationen ligger bra till tidsmässigt med flera arbetsgrupper som är igång och jobbar.
– Förutom projektteamet finns där personer från olika förvaltningar och kommunala bolag.
Evenemangsområdet kommer att vara i stort sett detsamma som förra gången.
– Men vi ska försöka få med mer av centrum och tajta till området något. Vi har inte tillgång till södra kajsträckan i Kattegatthamnen, vilket innebär en utmaning om vi ska få in fler fartyg än förra gången.
Efter sommaren börjar man ta in anmälningar från utställare, volontärer och traineer.
– Vi börjar rekrytera traineer under hösten och när det gäller volontärer sker det senare, troligen kring årsskiftet, säger Carina Jacobsson.
Marknadsföringen görs bland annat via sociala medier.
– Vi gick nyligen ut med ett meddelande om att det är ett år kvar och det nådde 13 000 personer på fyra dagar.
En del av marknadsföringen måste av naturliga skäl vänta. Det kan vara annonsering i närmare anslutning till evenemanget
